A empresa recebe a citação de uma reclamação trabalhista e, no dia da audiência, manda qualquer funcionário disponível “só para estar lá”, sem que essa pessoa saiba quase nada sobre o caso. Na hora de responder às perguntas do juiz, ela não sabe explicar datas, decisões ou o motivo do desligamento. O resultado pode ser muito mais grave do que perder um argumento: pode ser perder o processo por uma falha evitável.
Resposta direta: desde a reforma trabalhista de 2017 (art. 843, § 3º, da CLT), o preposto na audiência trabalhista não precisa mais ser empregado da empresa. Mas ele precisa ter conhecimento real dos fatos discutidos no processo, porque suas declarações vinculam a empresa como se fossem da própria parte. Escolher alguém só para cumprir a formalidade, sem preparo e sem conhecimento do caso, é um dos erros que mais custa caro em uma reclamação trabalhista.
O Que a Lei Diz Sobre o Preposto na Audiência Trabalhista
O art. 843 da CLT determina, no § 1º, que a empresa pode se fazer substituir por um gerente ou qualquer outro preposto que tenha conhecimento do fato, e que as declarações dessa pessoa obrigam a empresa. O § 3º, incluído pela Lei 13.467/2017, trouxe a mudança mais conhecida: o preposto não precisa mais ter vínculo de emprego com a empresa processada.
O ponto que muitos empresários não percebem é que essas duas regras funcionam juntas. A dispensa da exigência de vínculo empregatício não dispensa a exigência de conhecimento real dos fatos. Há decisões já aplicadas na Justiça do Trabalho, ainda sem posição uniforme entre os tribunais, reconhecendo que um preposto sem qualquer relação com os fatos do processo — por exemplo, alguém contratado apenas para comparecer à audiência, sem nenhum conhecimento do caso — pode levar à chamada confissão ficta: presume-se verdadeiro aquilo que o ex-funcionário alega, justamente nos pontos em que a empresa não conseguiu se explicar.
Situações Práticas no Dia a Dia da Empresa
Imagine que a empresa demitiu um empregado por justa causa e, na audiência, envia como preposto um auxiliar administrativo que nunca teve contato com o caso. Diante das perguntas sobre o que motivou a dispensa, ele não sabe responder — e isso pode comprometer toda a defesa, mesmo que a empresa tivesse provas e razão no mérito. Situação bem diferente é mandar o gestor que efetivamente acompanhou o episódio, participou da aplicação da justa causa e conhece os documentos do caso: essa pessoa tem muito mais condição de sustentar a versão da empresa.
O Que a Empresa Deve Fazer
- Escolher, preferencialmente, alguém que acompanhou de fato a situação discutida no processo — o gestor direto, o responsável pelo desligamento ou quem lidou com a ocorrência.
- Preparar o preposto antes da audiência junto com o advogado, revisando datas, documentos e a versão dos fatos que será sustentada.
- Municiar o preposto com os documentos pertinentes ao caso, como registros do controle de ponto eletrônico, advertências e contrato, para que ele não dependa só da memória.
- Formalizar a representação com uma carta de preposição assinada por quem tem poderes na empresa, documento normalmente exigido para validar a presença do preposto.
- Quando não houver, no momento, nenhum empregado com conhecimento suficiente do caso, buscar orientação jurídica específica antes de indicar um terceiro só para cumprir a formalidade — a mesma atenção que vale para qualquer discussão sobre a validade de uma dispensa por justa causa questionada na Justiça do Trabalho.
Riscos e Passivo Trabalhista
O principal risco é a confissão ficta: quando o preposto não sabe responder ou demonstra não conhecer os fatos, o juiz pode presumir verdadeiros os pontos alegados pelo ex-funcionário, mesmo que a empresa tivesse provas em sentido contrário. Na prática, isso pode significar perder uma causa que, com a pessoa certa na audiência, teria chance real de ser vencida ou de ter a condenação reduzida. Há também o risco de a ausência de conhecimento do preposto comprometer especificamente a defesa de pontos técnicos, como jornada de trabalho ou motivo de uma dispensa, ampliando o valor da condenação.
Erros Comuns e Mitos
Um erro comum é achar que qualquer funcionário serve como preposto, independentemente de conhecer o caso. Outro mito é acreditar que, como a lei não exige mais vínculo de emprego, pode-se mandar qualquer pessoa sem nenhuma relação com os fatos — na prática, o requisito que continua valendo é o conhecimento real da situação discutida. Por fim, alguns empresários pensam que o preposto só precisa “estar presente” porque o advogado vai falar tudo: não é bem assim, já que o preposto pode ser ouvido diretamente e suas respostas vinculam a empresa.
Consequências para o Negócio
Perder um processo por uma falha evitável na escolha do preposto tem custo direto — condenações maiores do que o necessário — e custo indireto, já que a empresa perde a chance de demonstrar, com uma pessoa bem preparada, que agiu corretamente. Em empresas que enfrentam várias reclamações trabalhistas, repetir esse erro significa somar prejuízos que poderiam ser evitados com organização mínima antes de cada audiência.
Perguntas Frequentes
O preposto precisa ser funcionário da empresa?
Não, desde 2017 (art. 843, § 3º, da CLT). Mas precisa ter conhecimento real dos fatos do processo.
O que acontece se o preposto não souber responder as perguntas na audiência?
Pode levar à confissão ficta, presumindo-se verdadeiros os fatos alegados pelo ex-funcionário nos pontos não esclarecidos.
O preposto pode ser o próprio advogado da empresa?
Não é a prática recomendada: a função de preposto é distinta da defesa técnica exercida pelo advogado na audiência.
É necessário algum documento formal para representar a empresa?
Normalmente sim, uma carta de preposição assinada por quem tem poderes na empresa.
Posso trocar o preposto indicado antes da audiência?
Em geral sim, desde que a nova pessoa escolhida realmente conheça os fatos do caso.
Conclusão
A escolha do preposto na audiência trabalhista não é um detalhe burocrático — é uma decisão que pode definir o resultado do processo. Mandar alguém só para “estar presente”, sem conhecimento real do caso, expõe a empresa a riscos que vão muito além do constrangimento de não saber responder: podem significar perder uma causa que tinha chance de ser vencida. Se a sua empresa está se preparando para uma audiência trabalhista e tem dúvidas sobre quem deve representá-la ou como preparar essa pessoa, a Almeida Nunes Advocacia pode orientar a melhor estratégia para o caso.
