A vaga era urgente e o candidato era bom. A empresa decidiu: “ele começa já, a gente ajeita o registro depois”. Porém, os dias viram uma semana, e a semana vira um mês. Enquanto isso, o funcionário sem registro segue trabalhando, recebendo ordens e cumprindo horário.
Para o empresário, parece só um detalhe burocrático. No entanto, para a legislação trabalhista, é uma infração que gera risco desde o primeiro dia.
Resposta direta: não existe “prazo de tolerância” para deixar alguém trabalhando sem registro. Afinal, a lei exige o registro desde o início efetivo das atividades. Por isso, mesmo por pouco tempo, a falta de registro já expõe a empresa a multa administrativa. Além disso, abre espaço para o reconhecimento de vínculo empregatício com efeitos retroativos.
Por que isso é obrigação, e não uma escolha da empresa
O artigo 41 da CLT obriga todo empregador a manter o registro de seus trabalhadores. Hoje, a empresa faz esse registro pelo eSocial, com dados de admissão, função, remuneração e jornada.
Essa obrigação não nasce “depois que a documentação estiver pronta”. Na verdade, ela nasce quando a pessoa começa a prestar serviço de forma subordinada, com horário e salário combinados. Além disso, isso vale até em caráter de teste.
Na prática, a empresa deve reunir os documentos, definir o salário e formalizar o contrato antes do primeiro dia de trabalho. Da mesma forma, o contrato de experiência segue a mesma regra: a empresa precisa registrá-lo desde o primeiro dia. A experiência reduz a estabilidade, mas não dispensa o registro.
Situações comuns que geram esse problema
Na rotina de uma empresa, isso raramente é má-fé. Quase sempre, é pressa. Veja, por exemplo, estas situações:
- O gerente coloca o ajudante para trabalhar na sexta-feira, véspera de movimento grande, “porque o RH resolve a papelada na segunda”.
- A pequena empresa contrata reforço para a alta temporada e só pensa em registrar se a pessoa “se adaptar”.
- O estabelecimento deixa o candidato acompanhar o expediente por alguns dias para “ver se tem perfil”. Isso já é trabalho subordinado, e não uma simples visita.
Em todos esses casos, a empresa já tem alguém trabalhando sem registro. Portanto, as consequências jurídicas existem mesmo que o combinado tenha sido “é só por uns dias”.
O que a empresa deve fazer
O caminho mais seguro é inverter a ordem comum na pressa do dia a dia: primeiro o registro, depois o trabalho. Para isso, siga estes passos:
- Reúna os documentos do candidato antes de definir a data de início.
- Em seguida, feche os termos da contratação: cargo, salário, jornada e tipo de contrato.
- Por fim, formalize a admissão no eSocial com a data real de início, nunca com uma data posterior.
Assim, se a urgência não permitir concluir a formalização, adie o início do trabalho, e não o registro.
Já tem alguém nessa situação? Regularize imediatamente. Depois, busque orientação jurídica para avaliar a exposição já criada. Não espere a fiscalização ou uma reclamação trabalhista chegar primeiro.
Riscos e passivo trabalhista
O primeiro risco é administrativo. Afinal, a fiscalização do trabalho pode autuar a empresa ao encontrar um funcionário sem registro. Além disso, essa infração não dá direito à dupla visita. Ou seja, o auditor fiscal pode lavrar o auto de infração já na primeira visita, sem aviso prévio.
A tabela de valores atualizada pelo Ministério do Trabalho e Emprego fixa a multa em R$ 3.101,73 por empregado não registrado para a maioria das empresas. Já para microempresas e empresas de pequeno porte, o valor cai para R$ 827,13. Além disso, a cada reincidência, a multa dobra.
O segundo risco, geralmente mais caro, é o reconhecimento do vínculo empregatício em uma reclamação trabalhista. Nesse caso, o trabalhador pode pedir à Justiça do Trabalho o reconhecimento de todo o período informal. Consequentemente, isso gera reflexos em FGTS, 13º salário, férias e horas extras, entre outras verbas.
Esse risco também não some quando a pessoa sai da empresa. Afinal, o trabalhador tem até dois anos após o fim do contrato para entrar com a ação. E pode cobrar os direitos dos cinco anos anteriores ao processo.
Erros comuns e mitos
“Foi pouco tempo, ninguém vai reclamar.” Qualquer período já gera direito a cobrança. Também já configura a infração administrativa, independentemente da duração.
“Foi o próprio candidato que pediu para começar antes.” No entanto, isso não protege a empresa. O registro é obrigação do empregador, e nenhum acordo verbal afasta esse dever.
“Durante a experiência, não preciso registrar.” Errado. Na verdade, experiência e falta de registro são coisas diferentes. A ausência de registro nunca é uma opção válida.
Consequências para o negócio
O prejuízo vai além da multa. Em primeiro lugar, a empresa perde tempo respondendo a fiscalizações e processos. Também enfrenta o desgaste de uma reclamação trabalhista. E convive com um passivo imprevisível, que pode surgir anos depois, quando ninguém lembra mais daquela contratação apressada.
Registrar antes do primeiro dia é uma forma simples e barata de proteger o caixa da empresa. Afinal, basta um pequeno ajuste no cronograma de contratação.
Perguntas frequentes
Posso deixar o candidato “só acompanhando” a rotina antes de registrar?
Se há horário, subordinação e tarefas, isso já costuma ser trabalho, e não uma simples visita. Nesse caso, o registro é obrigatório.
O contrato de experiência dispensa o registro?
Não. A empresa deve registrá-lo desde o primeiro dia, como qualquer outro contrato. Ou seja, a diferença está no prazo determinado e nas regras próprias de rescisão.
Quanto tempo a empresa tem para registrar depois que a pessoa começou a trabalhar?
Não há prazo de tolerância. Em outras palavras, o registro deve coincidir com a data real de início das atividades.
Já tenho um funcionário sem registro há algumas semanas. O que fazer agora?
Regularize o quanto antes. Em seguida, avalie com orientação jurídica a exposição criada pelo período informal. Não espere uma fiscalização ou reclamação.
Consigo evitar a multa se regularizar antes da fiscalização?
Regularizar reduz o risco de autuação a partir daquele momento. Porém, não apaga os direitos que o período sem registro já gerou. Cada caso depende das circunstâncias concretas.
Conclusão
Na pressa de contratar, adiar o registro parece inofensivo. No entanto, o funcionário sem registro é um dos passivos trabalhistas mais fáceis de evitar. Ao mesmo tempo, é um dos mais caros quando aparece tarde.
Colocar o registro sempre antes do primeiro dia de trabalho é uma mudança pequena na rotina. O ganho em segurança jurídica, porém, é grande.
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